Деятельность современного офиса просто немыслима без специализированного средства коммуникации, а именно – АТС (автоматизированной телефонной станции), способной обеспечить эффективную работу организации.
Офисная АТС позволяет распределять нагрузку по телефонным линиям таким образом, что до вас всегда можно дозвониться. Ведь нередки ситуации, когда одна линия оказывается постоянно занятой, а другая в это время простаивает. АТС же позволяет оптимально задействовать все существующие линии, благодаря чему нагрузка распределяется равномерно.
Кроме того, АТС обладает множеством дополнительных функций:
— удержание вызова и переадресация на другого человека. В случае если тот, кому был переадресован вызов так и не ответил на входящий звонок, он будет возвращен;
— если набираемый номер занят, либо не отвечает, можно использовать функцию поиска абонента;
— конфиденциальность;
— экономичность. Благодаря АТС отпадает необходимость в обеспечении разных отделов своими индивидуальными телефонными номерами;
— создание конференц-связи при которой одновременно могут общаться несколько абонентов;
— ограничение выхода на мобильные и междугородние номера;
— отправка факсимильных сообщений.
Разумеется, качество и количество дополнительных функций напрямую зависит от модели офисной АТС. Но какого бы типа АТС не была приобретена, она в значительной степени повысит имидж и работоспособность организации.
При покупке оборудования придется сделать выбор между гибридной моделью либо цифровой. В случае если в компании работает 5-7 человек, то вполне можно будет обойтись и недорогой гибридной моделью. В ней на порядок меньше функций, но при желании их всегда можно дополнить, приобретя дополнительные платы. Цифровая же является более функциональной. Она является отличным вариантом для компаний с несколькими филиалами, размещенными отдельно от офиса.
Итак, приобретя офисную АТС, вы получите ряд значительных преимуществ:
1. Возможность разделения абонентов по степени значимости. Так, для особо важных абонентов при поступлении входящих звонков можно сохранить прямые номера. Для тех, кто относится к категории средней важности, можно при исходящих вызовах разрешить использование линии и другими сотрудниками отдела. Звонок для абонентов общего порядка будет первоначально поступать в отдел, а затем уже перенаправляться на конкретного сотрудника. И последняя категория — те, кто не может звонить в город, но при этом имеет возможность отвечать на внешние вызовы.
2. Уменьшение расходов на междугородние звонки. Каждому отдельному абоненту можно установить права на осуществление междугородних звонков. Кому-то совсем ее запретить, а некоторым разрешить на основании ввода пароля. Также можно установить ограничение на длительность разговоров.
3. Установка оптимального числа телефонных линий. Очень удобно, что использование АТС позволяет сократить использование городских линий до необходимого минимума. Так, можно выделить одну линию, которой смогут пользоваться сразу несколько сотрудников.
4. Наличие внутренней связи. Благодаря тому, что все отделы будут связаны в общую телефонную сеть, любые вопросы внутреннего порядка можно будет решить без использования городской линии. Следовательно, у клиентов увеличится возможность дозвониться до нужного отдела, ведь городская линия будет свободна.
Также очень удобно, что по окончании рабочего дня АТС вручную либо автоматически переходит на режим ночного обслуживания. В этот период звонки можно перенаправить к дежурной группе ответа, либо установить автоответчик на факсе.
Как видно, офисная АТС является просто находкой для предприятий, стремящихся оптимизировать свою деятельность. Она не только удобна, но и экономически выгодна.